Privacy reglement – NFG hulpverlener

1. Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• De hulpverlener, Karin Smeltzer handelend onder Praktijk Vida Pura , Kvk nummer:
81954581, te Hooggoorns 14, 7812 AM Emmen.
• De wet: de Wet bescherming persoonsgegevens en vanaf 25 mei 2018 de Algemene
Verordening Gegevensbescherming (AVG);
• Persoonsgegeven: elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke
persoon;
• Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met
betrekking tot persoonsgegevens. Daaronder wordt in ieder geval verstaan het verzamelen,
vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken
door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling,
samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwisselen of vernietigen
van gegevens;
• Bestand: elk samenhangend geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van
gegevens bij elkaar of gescheiden van elkaar wordt verzameld, dat volgens bepaalde criteria
toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;
• Verantwoordelijke: degene die alleen of samen met anderen het doel van en de middelen
voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Verantwoordelijke kan zijn een natuurlijke
persoon, een rechtspersoon of een bestuursorgaan;
• Bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt,
zonder aan zijn rechtstreekse gezag te zijn onderworpen;
• Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;
• Derde: ieder ander dan de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker of enig persoon
die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om
persoonsgegevens te verwerken;
• Ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt;
• Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke en op informatie berustende
wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat persoonsgegevens over hem worden verwerkt;
• Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van
persoonsgegevens;
• Verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens.

2. Bereik

1. Dit reglement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking
van persoonsgegevens. Het is eveneens van toepassing op de niet geautomatiseerde verwerking van
persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden
opgenomen.
2. Dit reglement heeft betrekking op de verwerkingen van persoonsgegevens van voornamelijk
cliënten, maar kan ook van toepassing zijn op medewerkers.

3. Doel

1. Het doel van het verzamelen en het verwerken van persoonsgegevens is te beschikken over
de gegevens die noodzakelijk zijn voor het realiseren van wettelijke doeleinden alsmede de
doeleinden zoals die staan omschreven in de dienstomschrijving van de hulpverlener en het voeren
van beleid en beheer in het kader van deze doeleinden.
2. De doeleinden waarvoor gegevens worden verzameld en verwerkt, staan uitdrukkelijk
omschreven in de dienstomschrijving die als bijlage is bijgevoegd.

4. Vertegenwoordiging betrokkene

1. Indien de betrokkene minderjarig is en de leeftijd van zestien jaren nog niet heeft bereikt of
indien de betrokkene meerderjarig is en onder curatele is gesteld, dan wel er ten behoeve van de
betrokkene een mentorschap is ingesteld, is in de plaats van de toestemming van de betrokkene de
toestemming van zijn wettelijk vertegenwoordiger vereist. De toestemming wordt schriftelijk
vastgelegd. Indien de betrokkene een schriftelijke machtiging heeft afgegeven terzake diens
vertegenwoordiging jegens verwerker, dan is mede toestemming door de schriftelijk gemachtigde
vereist.
2. Een toestemming kan door de betrokkene, diens schriftelijk gemachtigde of zijn wettelijk
vertegenwoordiger te allen tijde worden ingetrokken.

5. Verantwoordelijkheid voor het beheer en aansprakelijkheid

1. De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de verwerking en het
beheer van de gegevens; onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke wordt doorgaans een
beheerder belast met het feitelijke beheer van de persoonsgegevens, maar dit is niet verplicht bij
kleinschalige persoonsgegevensverwerking zoals bij de hulpverlener het geval is.
2. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat er passende technische en organisatorische
maatregelen worden uitgevoerd ter beveiliging tegen enig verlies of enige vorm van onrechtmatige
verwerking van gegevens.
3. De in lid 1 bedoelde verantwoordelijkheid en het in lid 2 bepaalde geldt onverminderd indien de
verwerking plaats vindt door een bewerker; dit wordt geregeld in een overeenkomst (of door middel
van een andere rechtshandeling) tussen bewerker en verantwoordelijke.
4. De verantwoordelijke is aansprakelijk voor de schade die of het nadeel dat wordt veroorzaakt door
het niet-nakomen van de voorschriften uit de wet of dit reglement. De bewerker is aansprakelijk voor
die schade of dat nadeel, voor zover die/dat is ontstaan door zijn handelen.

6. Rechtmatige verwerking

1. Persoonsgegevens worden op een transparante wijze en in overeenstemming met de wet en
dit reglement op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
2. Persoonsgegevens worden alleen voor de in dit reglement bedoelde doeleinden verzameld
en worden niet verder verwerkt op een manier die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze
zijn verkregen.
3. Persoonsgegevens dienen - gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of
vervolgens worden verwerkt - toereikend en ter zake dienend te zijn; er dienen niet meer
persoonsgegevens te worden verzameld of verwerkt dan voor het doel van de registratie nodig is.
4. Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien:
o de betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend;
o de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij
betrokkene partij is (bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst met betrokkene) of voor handelingen, op
verzoek van betrokkene, die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst;
o de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting van de
verantwoordelijke na te komen;
o de gegevensverwerking noodzakelijk is in verband met een vitaal belang van betrokkene;
o de gegevensverwerking noodzakelijk is met het oog op een belang van de verantwoordelijke
of van een derde, tenzij dat belang strijdig is met het belang van degene van wie de gegevens
worden verwerkt en dát belang voorgaat.
5. De registratie van het burgerservicenummer vindt alleen dan plaats wanneer daarvoor een
wettelijke basis bestaat en/of dat er door verantwoordelijke of verwerker een vorm van zorg aan
betrokkene wordt verleend.
6. Ieder die handelt onder het gezag van de verantwoordelijke of van de bewerker - en ook de
bewerker zelf - verwerkt alleen persoonsgegevens in opdracht van de verantwoordelijke, behalve in
geval van afwijkende wettelijke verplichtingen.
7. De gegevens worden alleen verwerkt door personen die uit hoofde van ambt, beroep,
wettelijk voorschrift, of op basis van een overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht.

7. Verwerking van persoonsgegevens

1. De verwerking vindt plaats door hulp- of dienstverleners in de maatschappelijke
dienstverlening voor zover dat met het oog op een goede behandeling of verzorging van de
betrokkene, dan wel beheer van de desbetreffende instelling of beroepspraktijk noodzakelijk is.
2. De verwerking geschiedt met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.
3. De verwerking geschiedt op verzoek van een verzekeraar voor zover dat noodzakelijk is voor
de beoordeling van het door de verzekeraar te verzekeren risico, dan wel voor zover dat noodzakelijk
is voor de uitvoering van een verzekeringsovereenkomst.
4. Zonder toestemming van de cliënt kunnen ten behoeve van statistiek of wetenschappelijk
onderzoek op het gebied van de volksgezondheid aan een ander gegevens over de patiënt worden
verstrekt indien:
a. het vragen van toestemming in redelijkheid niet mogelijk is en met betrekking tot de
uitvoering van het onderzoek is voorzien in zodanige waarborgen, dat de persoonlijke levenssfeer
van de cliënt niet onevenredig wordt geschaad, of
b. het vragen van toestemming, gelet op de aard en het doel van het onderzoek, in redelijkheid
niet kan worden verlangd en de hulpverlener zorg heeft gedragen dat de gegevens in zodanige vorm
worden verstrekt dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijs wordt voorkomen.
Verstrekking is pas mogelijk indien:
c. het onderzoek het algemeen belang dient;
d. het onderzoek niet zonder de desbetreffende gegevens kan worden uitgevoerd en
e. voor zover de betrokken cliënt tegen een verstrekking niet uitdrukkelijk bezwaar heeft
gemaakt.
5. Het verbod om bijzondere gegevens als bedoeld in artikel 8 te verwerken is niet van
toepassing voor zover dat noodzakelijk is in aanvulling op de verwerking van persoonsgegevens over
iemands gezondheid met het oog op een goede behandeling of verzorging van de betrokkene.

8. Bijzondere persoonsgegevens

1. De verwerking van persoonsgegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras,
politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, het lidmaatschap van een vakvereniging of van
strafrechtelijke persoonsgegevens is verboden, behalve in de gevallen waarin de wet uitdrukkelijk
bepaalt door wie, met welk doel en onder welke voorwaarden dergelijke gegevens wel mogen
worden verwerkt (artikelen 17 tot en met 22 van de wet).
2. Het in het vorige lid bedoelde verbod geldt, onverminderd het bepaalde in de artikelen 17 tot
en met 22 van de wet, niet voor zover er sprake is van een uitzondering zoals bedoeld in artikel 23van de wet.

9. Gegevensverwerving

Gegevens verkregen bij betrokkene
1. Indien bij de betrokkene zelf de persoonsgegevens worden verkregen, deelt de
verantwoordelijke de betrokkene vóór het moment van verkrijging mede:
• zijn identiteit;
• het doel van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd, tenzij de betrokkene dat
doel al kent.
2. De verantwoordelijke verstrekt de betrokkene nadere informatie voor zover dat - gelet op de
aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij zijn verkregen of het gebruik dat ervan
wordt gemaakt - nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te
waarborgen.
3. Bij verkrijging van gegevens buiten de betrokkene om deelt de verantwoordelijke de
betrokkene mede:
• zijn identiteit;
• de aard van de gegevens en het doel van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd;
Het moment waarop dat moet gebeuren is:
• het moment dat de verantwoordelijke de gegevens vastlegt of
• als de verantwoordelijke de gegevens uitsluitend verzamelt om deze aan een derde te
verstrekken: uiterlijk op het moment van eerste verstrekking aan die derde
4. De verantwoordelijke verstrekt nadere informatie voor zover dat - gelet op de aard van de
gegevens, de omstandigheden waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat ervan wordt
gemaakt - nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te
waarborgen.
5. Het onder 3 bepaalde is niet van toepassing indien de daar bedoelde mededeling onmogelijk
blijkt of een onevenredige inspanning kost. In dat geval legt de verantwoordelijke de herkomst van
de gegevens vast.
6. Het onder 3 bepaalde is evenmin van toepassing indien de vastlegging of verstrekking bij of
krachtens de wet is voorgeschreven. In dat geval dient de verantwoordelijke de betrokkene op diens
verzoek te informeren over het wettelijk voorschrift dat tot vastlegging of verstrekking van de
betreffende gegevens heeft geleid.

10. Recht op inzage

1. De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de verwerkte gegevens die op zijn
persoon betrekking hebben en mag hiervan een kopie ontvangen.
2. De verantwoordelijke deelt een ieder op diens verzoek - zo spoedig mogelijk maar uiterlijk
binnen vier weken na ontvangst van het verzoek - schriftelijk mee of persoonsgegevens worden
verwerkt die hem betreffen.
3. Indien dat het geval is, verstrekt de verantwoordelijke de verzoeker desgewenst - zo spoedig
mogelijk maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek - schriftelijk een volledig
overzicht daarvan met informatie over het doel of de doelen van de gegevensverwerking, de
gegevens of categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft, de ontvangers of
categorieën van ontvangers van de gegevens alsmede de herkomst van de gegevens.
4. Indien een gewichtig belang van de verzoeker dit eist, voldoet de verantwoordelijke aan het
verzoek in een andere dan de schriftelijke vorm die aan dat belang is aangepast.
5. De verantwoordelijke kan weigeren aan een verzoek te voldoen indien en voor zover dit
noodzakelijk is in verband met:
• de opsporing en vervolging van strafbare feiten;
• de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen.

11. Verstrekking van persoonsgegevens

1. Verstrekking van persoonsgegevens aan een derde geschiedt in beginsel niet anders dan na
toestemming van betrokkene of diens vertegenwoordiger, behoudens een daartoe strekkend
wettelijk voorschrift of de noodtoestand.
2. Indien verantwoordelijke zonder toestemming van betrokkene of diens wettelijk
vertegenwoordiger persoonsgegevens aan derden verstrekt, stelt verantwoordelijk betrokkene of
diens wettelijk vertegenwoordiger daarvan onverwijld in kennis, tenzij dit gevaar oplevert voor
personen en of zaken.

12. Recht op correctie, aanvulling, verwijdering

1. Op schriftelijk verzoek van een betrokkene gaat de verantwoordelijke over tot verbetering,
aanvulling, verwijdering en/of afscherming (het vergeetrecht) van de over de verzoeker verwerkte
persoonsgegevens, indien en voor zover deze gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de
verwerking onvolledig, niet ter zake dienend zijn of meer omvatten dan voor het doel van de
registratie nodig is, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het
verzoek van betrokkene bevat de aan te brengen wijzigingen.
2. De verantwoordelijke deelt de verzoeker zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier
weken na ontvangst van het verzoek, schriftelijk mee of hij daaraan voldoet. Indien hij daaraan niet
of niet geheel wil voldoen, motiveert hij dat. Verzoeker heeft in dit verband de mogelijkheid zich te
wenden tot de klachtencommissie van de verantwoordelijke.
3. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling,
verwijdering en/of afscherming binnen 14 werkdagen, en wanneer dit redelijkerwijs niet mogelijk
blijkt anders zo spoedig mogelijk nadien, wordt uitgevoerd.

13. Bewaren van gegevens

1. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de
betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor de realisatie van de doelen waarvoor zij worden
verzameld of vervolgens worden bewerkt.
2. De verantwoordelijke stelt vast hoelang de opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven.
3. De bewaartermijn voor medische- en/of zorggegevens is in beginsel vijftien jaren, te rekenen
vanaf het tijdstip waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een
goed hulpverlener of verantwoordelijke voortvloeit.
4. Gegevens van niet medische aard worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de
realisatie van de doelen waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, tenzij ze
uitsluitend voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden bewaard. Indien
de desbetreffende gegevens zodanig zijn bewerkt dat herleiding tot individuele personen onmogelijk
is, kunnen zij in geanonimiseerde vorm bewaard blijven.
5. Indien de bewaartermijn van de persoonsgegevens is verstreken of de betrokkene een
verzoek doet tot verwijdering vóór het verstrijken van de bewaartermijn, worden de desbetreffende
medische gegevens binnen een termijn van drie maanden verwijderd.
7. Verwijdering blijft echter achterwege wanneer redelijkerwijs is aan te nemen dat
• het bewaren van groot belang is voor een ander dan de betrokkene;
• het bewaren op grond van een wettelijk voorschrift vereist is of
• indien daarover tussen de betrokkene en de verantwoordelijke overeenstemming bestaat.

14. Klachten regeling

Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd, kan
hij zich richten tot:
• de verantwoordelijke; het eventueel binnen de organisatie functionerende orgaan voor
onafhankelijke klachtenbehandeling of een dergelijk buiten de onderneming functionerend orgaan
waarbij de therapeut zich heeft aangesloten;
• de rechtbank, in de gevallen als bedoeld in artikel 46 van de wet en
• het College Bescherming Persoonsgegevens met het verzoek te bemiddelen en te adviseren
in het geschil tussen de betrokkene en de verantwoordelijke.

15. Wijzigingen inwerkingtreding en afschrift

1. Wijzigingen in dit reglement worden aangebracht door de verantwoordelijke. De wijzigingen
in het reglement zijn van kracht vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt aan betrokkenen.
2. Dit reglement treedt in werking per 1 juni 2022.
3. Dit reglement is bij de verantwoordelijke in te zien. Desgewenst kan tegen kostprijs een
afschrift van dit reglement worden verkregen.

16. Onvoorzien

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de verantwoordelijke, met inachtneming van
het bepaalde in de wet en het doel en de strekking van dit reglement.